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要实现Excel报表的分页合计功能,可以使用“数据透视表”功能。
1. 首先,在Excel中打开需要汇总的数据源文件。
2. 在数据透视表对话框中,选择需要汇总的数据字段,并勾选“汇总方式”选项卡。
3. 在“汇总方式”选项卡中,选择“求和”或“计数”,以分别进行数值类型的汇总和计数类型的汇总。
4. 如果需要显示分页效果,可以在“布局”选项卡中设置每页显示的行数和列数,并调整行高和列宽来满足页面布局要求。
5. 最后,在设计完数据透视表后,将其插入到Excel报表中即可。
此外,在使用数据透视表时还需注意以下几点:
1. 勾选需要汇总的数据字段。在勾选之前,请确保所选择的数据字段是正确的,以免产生错误结果。
2. 复制粘贴数据源文件。在复制粘贴数据源文件时,建议先复制再粘贴,以避免数据丢失或混乱。
3. 注意保存方式。在保存数据透视表时,请使用Excel默认保存方式,并定期备份重要资料,以免丢失。
通过以上步骤和注意事项,就可以在Excel报表中实现分页合计功能了。
第一步:打开需要分页合计的工作表——“预算”工作表,按住Ctrl键拖动“预算”工作表标签复制出另一张工作表“预算(2)”,右击其标签重命名为“分页小计”。在“分页小计”工作表A1单元格输入=预算!A1,选中A1单元格进行复制,再选中全部有字的区域(假设为A1:L100),执行“编辑→选择性粘贴”选项,选中“公式”确定后进行粘贴。从菜单栏的“工具→选项→视图”中取消“零值”选项前的“√”。这样可以得到一张与原表完全一样的表格,连数据也会随原表更改。
第二步:执行“文件→打印预览”选项,确认一页中要打印多少行数据(计算时只计数据行不含表题),例子中的表格是每页12行。执行“文件→页面设置→工作表”选项,在“顶端标题行”中输入$1:$3,设置重复标题行为1:3行。
插入分页小计
第一步:在最后一列后面增加一列(K列),输入标题为页码,在下面的K4单元格输入公式为=IF(J4="","",INT((ROW()-3)/12)+1),把公式复制到K列的各个单元格中(见图1)。公式中的12为每页可打印的行数,(ROW()-3)中的3为表头所占的行数。
第二步:选中全部数据区域,包括我们增加的K列(例:A3:K100)。执行“数据→分类汇总”选项,在弹出“分类汇总”窗口中设置“分类字段”为页码、“汇总方式”为求和,在“选定汇总项”中选中要汇总的项目(注意:页码也一定要选中),并选中下面的“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”复选项,如图2所示。单击“确定”按钮后就可以看到分页小计和合计了,不过在此的分页小计显示为:1 汇总、2 汇总……。还要再执行“编辑→替换”选项,查找“* 汇总”替换为“分页小计”把它改成分页小计。分页小计所在列不够宽时右侧文字会被遮住,此时只要选中小计所在列(E列)设置为右对齐即可解决,过多的文字会自动往左跨列显示(见图3)。
打印及维护
最后右击K列列标选择“隐藏”把K列隐藏起来就可以进行打印了。以后改变数据,只要没有增加数据行就不需要再修改了,你完全可以直接打印。当然如果增加了数据行也没问题,只要通过执行“数据→分类汇总”选项,单击“全部删除”按钮删除已有汇总,然后再重复第二步分类汇总即可。
如果原“预算”工作表中进行了删除或插入行操作,那么我们将不得不重复全部的公式复制和分页小计操作。所以如你要处理的表格经常需要删除或插入行,那么还是直接在原表上按第二步骤进行设置会更方便,反正全部也只有两步而已,只是在打印后还要删除分页汇总就是了。
操作中需要注意什么
1.分类汇总时,必须选中要汇总的区域进行设置,否则最下面无数据的空行也会列入汇总。因为左侧无数据时K列中的相应单元格虽然为空但单元格中毕竟有公式并非空白。当然如果你一开始是通过双击K2单元格的填充柄进行公式复制的话,那么它只会填充到左侧有数据的单元格中,也就没这问题了。不过那样做以后增加数据时就得重新复制K列的公式,也不见得会更方便,可按表格的用途决定使用哪一种填充。
2.若只想要分页小计的数据而不需要多余的文字,那么分页汇总时,只要在汇总项中不选中“页码”,这些1 汇总、2 汇总…等字就可在最后和K列一起被隐藏起来。此外,如果你想直接在指定位置填写“分页小计”也行,首先分类汇总时汇总项中不要选中“页码”,然后选中要填写的C列中全部数据区域(例:C4:C109),单击菜单栏的“编辑/定位…”,在弹出的“定位”窗口中单击“定位条件”按钮,在定位条件窗口中选中“空白”选项,单击确定按钮。这样选中的就是全部分页小计所在行的空白单元格。然后输入“分页小计”4个字再按Ctrl+回车键,就可以同时在选中的单元格中输入分页小计。
PageBreak属性:手动改页
loXlWorkSheet.Rows(行数).PageBreak()=Excel.XlPageBreak.xlPageBreakManual
要实现Excel报表的分页合计,可以使用VLOOKUP函数和SUMIF函数结合。
首先,在需要显示分页的数据列中,使用VLOOKUP函数查找需要的数据。例如,假设我们要查找某个学生的信息,并且该信息存储在另一个工作表中。我们可以使用以下公式:
=VLOOKUP(学生姓名, 学生信息工作表, 2, FALSE)
其中,学生姓名是需要查找的值,学生信息工作表是指存储该信息的工作表名称,第二个参数2表示第2列数据(即成绩),FALSE表示精确匹配。
然后,在该列上添加一个总计行,并使用SUMIF函数计算总计值。例如,在成绩列之后插入一个总计行,并计算该行所有数值的总和。可以使用以下公式:
=SUMIF(成绩总和, "成绩总和", 值范围)
其中,“成绩总和”是所要进行总计的值,“值范围”是指被总计的数值所在的区域。
最后,在报表中加上分页控件和链接即可实现分页合计功能。
以上是一种常见的Excel报表分页合计方法的介绍,希望能对你有所帮助。如果还有其他问题,请随时向我提问!
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